Regulamin Konferencji DataWaves at HEATING FORUM 2024

1. CZAS I MIEJSCE KONFERENCJI

1.1. Konferencja odbywa się w dniu 21 listopada 2024 w Hotel Courtyard By Marriott Gdynia Waterfront w Gdyni przy ulicy ul. Jerzego Waszyngtona 19 (dalej jako „Konferencja”).

1.2. Konferencja ma charakter zamknięty i skierowana jest do wszystkich zainteresowanych, do których wysłane zostało stosowne zaproszenie.

1.3. Szczegółowy harmonogram Konferencji określa „Program Konferencji” znajdujący się na stronie internetowej: https://event.vectorsmartdata.net.

1.4. Organizatorem Konferencji jest VECTOR SMART DATA Sp. z o. o. z siedzibą: 81-577 Gdynia, ul. Krzemowa 6, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez  Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Nr KRS: 0000589997, posiadającą kapitał spółki: 2 480 000 PLN, REGON: 363177013, NIP: 9581671343.

2. WARUNKI UDZIAŁU I REZERWACJI MIEJSC NOCLEGOWYCH

2.1. Warunkami zgłoszenia udziału w Konferencji są:

   a) wypełnienie formularza zgłoszeniowego w terminie do dnia 31.10.2024 r. udostępnionego na stronie internetowej: https://event.vectorsmartdata.net,

   b) zaakceptowanie niniejszego regulaminu;

   c) wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby organizacji Konferencji za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności udostępnionej na stronie internetowej przeznaczonej do rejestracji,

2.2. Akceptacja niniejszego regulaminu, jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku, o której mowa w 3.7.

2.3. Organizator dokonuje weryfikacji zgłoszenia i następnie wysyła osobom, które dokonały go prawidłowo, wiadomość z potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji. 

2.4. Rezerwacja noclegu leży po stronie uczestnika.

2.5. Organizator nie organizuje ani nie zapewnia uczestnikom zakwaterowania oraz nie ponosi kosztów noclegu, transportu uczestników Konferencji oraz innych usług hotelowych świadczonych w miejscu odbywania się Konferencji, oraz poza nim, z wyjątkiem, tych które zostały wyraźnie przez Organizatora wskazane.

3. WARUNKI ORGANIZACYJNE

3.1. Osoby, które dokonały rejestracji uczestnictwa zgodnie z p. 2.1 powyżej, zobowiązane są do potwierdzenia uczestnictwa na Konferencji w dniu i miejscu Konferencji (punkt recepcyjny Konferencji).

3.2. Potwierdzenia dokonuje się niezwłocznie po przybyciu na miejsce odbywania się Konferencji, w wyznaczonym przez Organizatora miejscu. Po zarejestrowaniu, uczestnik otrzymuje od Organizatora identyfikator.

3.3. Osoby nieposiadające identyfikatora, nie będą miały możliwości wejścia do przestrzeni konferencyjnej.

3.4. W ramach Konferencji Organizator zapewnia: przeprowadzenie prezentacji technicznych, materiały szkoleniowe oraz poczęstunek.

3.5. W ramach Konferencji, dnia 21.11.2024 Organizator zorganizuje spotkanie integracyjne dla uczestników Konferencji, w miejscu wskazanym przez Organizatora.

3.6. W ramach spotkania integracyjnego Organizator zapewnia możliwość wzięcia udziału w kolacji wieczornej.

3.7. Uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie, zgody na rozpowszechnianie przez Organizatora swojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęć i filmów wykonanych podczas Konferencji oraz w trakcie spotkania integracyjnego w celach informacyjnych oraz marketingowych m.in. w Internecie, w tym przede wszystkim na stronach internetowych Organizatora (https://event.vectorsmartdata.net, https://vectorsmartdata.net/) oraz portalach społecznościowych Organizatora (LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube).

4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA

4.1. Organizator odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy pracowników Organizatora.

4.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać skradzione, zagubione lub zniszczone w czasie trwania Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKA KONFERENCJI

5.1. Za wszelkie szkody wynikłe z działania lub zaniechania uczestnika Konferencji wyrządzone Organizatorowi, Hotelowi bądź osobie trzeciej, odpowiada uczestnik.

5.2. Uczestnik Konferencji nie może nagrywać prowadzonych w ramach konferencji zajęć/szkoleń/prezentacji/wykładów itp. za pomocą urządzeń audiowizualnych, takich jak np.: telefon, dyktafon, kamera, chyba że prowadzący Konferencję wyrazi na to zgodę.

5.3. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania bezwzględnego zakazu palenia w miejscu odbywania się Konferencji i zakazu uczestnictwa w Konferencji pod wpływem alkoholu czy środków odurzających, a także ich spożywania bezpośrednio przed Konferencją czy w trakcie Konferencji, jak również dystrybuowania ww. substancji wśród pozostałych uczestników.

5.4. Uczestnik zobowiązany jest do nieprzeszkadzania pozostałym uczestnikom oraz prowadzącemu Konferencję w trakcie trwania Konferencji. 

5.5. Zakazuje się uczestnikowi wnoszenia na teren Konferencji oraz teren spotkania integracyjnego niebezpiecznych przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu innych osób. 

5.6. Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń prowadzącego Konferencję, a także innych podmiotów zajmujących się organizacją Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

6. ORGANIZACJA KONFERENCJI W TRAKCIE EPIDEMII

6.1. Uczestnik jest zobowiązany do poddania się czynnościom o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, do których Organizator jest uprawniony w czasie trwania Konferencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

7.1. Podanie danych osobowych przez Uczestników jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.

7.2. Administratorem danych osobowych uczestnika jest VECTOR SMART DATA Sp. z o. o. z siedzibą: 81-577 Gdynia, ul. Krzemowa 6, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez  Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Nr KRS: 0000589997, posiadającą kapitał spółki: 2 480 000 PLN, REGON: 363177013, NIP: 9581671343.

7.3. Dane osobowe uczestnika są przetwarzane przez Administratora dla celów organizacji Konferencji, na podstawie zgody wyrażonej przez uczestnika.

7.4. Podstawą prawna przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestnika – art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”).

7.5. Dane osobowe Uczestnika zostaną powierzone przez Administratora:

   a) Hotel Co 51 Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-092), ul. Żwirki i Wigury 16B, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000829297, NIP 7010972300, Regon 385567955.

7.6. W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora, uczestnikowi przysługują następujące uprawnienia:

   a) dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych,

   b) cofnięcia zgody na przetwarzanie, przy czym przetwarzanie danych będzie legalne do czasu wycofania zgody, a cofnięcie zgody powoduje brak możliwości dalszego udziału w Konferencji,

   c) żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w przepisach prawa,

   d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora danych,

   e) przeniesienia danych do innego administratora danych,

   f) wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7.7. Inne ważne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce Prywatności Administratora.

8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

8.1. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio do wszelkich wydarzeń organizowanych przez Organizatora w ramach lub w związku z Konferencją, włączając w to wydarzenia odbywające się przed oraz po wskazanym terminie Konferencji, a także wydarzenia kierowane do ograniczonego kręgu podmiotów.

8.2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Programie Konferencji, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od niego. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie zamieszczona na stronie internetowej (https://event.vectorsmartdata.net) oraz rozesłana do osób, które w trakcie rejestracji na Konferencję zgodnie z p 2.1 podały swój adres e-mail.

8.3. W sprawach nieunormowanych w niniejszym regulaminie, stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

8.4. W sprawach związanych z niniejszym Regulaminem oraz Spotkaniami, prosimy kontaktować się poprzez adres e-mail: [email protected]. 

8.5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 21.08.2024.